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Ein Überblick über die Branche

von Stefanie Rosenberger

Für viele Schüler ist der Beruf in der Veranstaltungsbranche sehr anziehend. Denn dort zu arbeiten, wo andere Party machen, klingt schon sehr verlockend. Doch welche Knochenarbeit dahinter steckt und dass dieser Beruf nicht nur das Organisieren von Partys bedeutet, scheinen die meisten Berufsanfänger zu übersehen.

Auf  Konzerten, Kongressen und Messen sorgen Veranstaltungskaufleute dafür, dass Marketing, Kosten und Organisation stimmen, und die jeweilige Veranstaltung ohne größere Komplikationen über die Bühne gehen kann. Außerdem weisen sie das Personal ein, das für jede Veranstaltung benötigt wird, sie erstellen entsprechende Einsatzpläne und sie sorgen dafür, dass geeignete Räumlichkeiten zur Verfügung stehen.  Veranstaltungskaufleute sind demnach für einen reibungslosen Ablauf verantwortlich. Darunter fallen neben solchen organisatorischen vor allem auch kaufmännische Aufgaben, wie Finanzierung der Veranstaltung und Marketingmaßnahmen, um die Veranstaltung zu pushen. Dabei ist es wichtig die Branche zu, um einen Nutzen für seine eigenen Konzepte zu ziehen  Aber auch die Sicherheit ist von großer Bedeutung. So müssen beispielsweise Genehmigungen bei den jeweiligen Behörden eingeholt werden oder vorbeugende Brandschutzmaßnahmen veranlasst werden. Wenn eine Veranstaltung beendet ist, führen die Kaufleute eine Erfolgskontrolle durch und erstellen die Endabrechnung. Ein guter Draht zum Kunden ist dabei ebenso wichtig wie kaufmännisches Know-how und eine projektorientierte Arbeitsweise.

Tätigkeitsbereiche

Die Beschäftigungsmöglichkeiten für Veranstaltungskaufleute sind sehr vielfältig. So kannst Du zum Beispiel in der Messe-, Kongress- und Tagungswirtschaft tätig sein. Deine Aufgaben sind hier, wie der Name schon vermuten lässt, das Organisieren von Messen, Kongressen und Tagungen. Du musst unter anderem Kontakt zu den Ausstellern aufnehmen, einen Messeplan erstellen und dafür sorgen, dass genügend Personal (z.B. Hostessen) für diese Veranstaltung zur Verfügung stehen.

Ein weiterer und vor allem für junge Berufseinsteiger interessanter Bereich ist die Tourismusbranche. Vor allem bei Reiseveranstaltern werden Veranstaltungskaufleute benötigt. Du bist von Anfang an für das Organisieren einer Reise verantwortlich und bist eventuell im Urlaubsland mit der Reisegruppe vor Ort, um beispielsweise auftretende Probleme schnell zu beheben. Du solltest Dich jedoch darauf einstellen, dass diese Arbeit viel Kraft kostet. Denn Du musst rund um die Uhr für die Kunden und ihre Anliegen zur Verfügung stehen. Natürlich ist auch kaufmännisches Wissen wie zum Beispiel Kostenkalkulation und  Marketingmaßnahmen ebenso wichtig wie die Kundenbetreuung.

Auch das Hotel- und Gastronomiegewerbe bietet angehenden Veranstaltungskaufleuten eine Beschäftigungsmöglichkeit. Vor allem große Hotels mit eigenem Veranstaltungsbereich benötigen fachkundiges Personal, um ihre Events zu organisieren. Hauptsächlich große Firmen halten ihre Tagungen, Kongresse oder Workshops in den Räumlichkeiten der Hotels ab. Deine Aufgaben sind es einen Zeitplan der jeweiligen Veranstaltung zu erstellen und diesen mit dem jeweiligen Kunden absprechen, technische Geräte (z.B. Beamer, Laptop, Mikrofon usw.) zur Verfügung stellen und natürlich für kulinarische Köstlichkeiten sorgen.

Weitere Informationen über Beschäftigungsmöglichkeiten und Tätigkeitsbereiche, erhältst Du im BERUFENET – der Berufsdatenbank der Bundesagentur für Arbeit.